Jak nastavit SMS komunikaci

Úvod

Emmy může automaticky posílat SMSky v následujících situacích:

• při tvorbě termínu
• při připomenutí termínu
• při tvorbě požadavku

Zde vysvětlíme, jak nastavit Emmy k využití těchto funkcí.

SMS nastavení - obecné

Nejdříve je potřeba nastavit obecné parametry SMS zpráv v "Nastavení":

Je potřeba nastavit hlavně tři parametry:

• Název pracoviště v SMS
  • každá SMS začíná tímto názvem, aby pacienti věděli, s kým komunikují
• Text SMS při vytvoření termínu
  
  • SMSky se tvoří pouze u typů požadavků, kde to máte takto nastaveno, viz níže
• Text SMS připomenutí
  • dtto - SMSky se tvoří pouze u typů požadavků, kde to máte takto nastaveno.

Doporučujeme vycházet z těchto dvou vzorů pro texty při vytvoření a při připomenutí:

• zveme {JMENO_INICIALA}.{PRIJMENI_INICIALA}. r.{ROCNIK} dne {DATUM} v {CAS} na {TYP_POZADAVKU}.
  • V praxi SMS vypadá takto pro pacienta Jan Novák, ročník 1965:
    Dr Novakova: zveme J.N. r.65 dne 05.10.2023 v 14:00 na ockovani chripky.
    
  • V případě, že vyberete variantu "Storno termínu přes SMS", text se doplní o tuto možnost:
    Dr Novakova: zveme J.N. r.65 dne 05.10.2023 v 14:00 na ockovani chripky. Pro zruseni napiste "storno" do 12h od teto SMS.
• pripominame termin pro {JMENO_INICIALA}.{PRIJMENI_INICIALA}. r.{ROCNIK} dne {DATUM} v {CAS} na {TYP_POZADAVKU}.
  • V praxi SMS vypadá takto pro pacienta Jan Novák, ročník 1965:
    Dr Novakova: pripominame termin pro J.N. r.65 dne 05.10.2023 v 14:00 na ockovani chripky.
  • V případě, že vyberete variantu "Storno termínu přes SMS", text se doplní o tuto možnost:
    Dr Novakova: pripominame termin pro J.N. r.65 dne 05.10.2023 v 14:00 na ockovani chripky. Pro zruseni napiste "storno" do 12h od teto SMS.

Je potřeba pečlivě počítat celkovou délku SMS zpráv, aby nedošlo k překročení celkové délky 160 znaků. Kromě názvu pracovistě na začátku, je třeba počítat i s doplňkovým textem ohledně možnosti stornování, který má 48 znaků.

Doporučujeme zahrnout do SMSek identifikace pacientů formou iniciálů a ročník. Je lepší využít iniciály v kombinaci s ročníkem, než jméno a přijmení, protože jsou krátké a jejich délka se nemění. Obecně je vhodné identifikovat pacienta protože je pravděpodobné, že pro některé pacienty budete mít telefonní číslo na zástupce, nikoliv přímo na pacienta.

Plný seznam dostupných proměnných pro obecná nastavení SMS je následující:

• {JMENO_INICIALA}
• {PRIJMENI_INICIALA}
• {JMENO}
• {PRIJMENI}
• {ROCNIK}
• {DATUM}
• {CAS}
• {TYP_POZADAVKU}

Doporučujeme nechat "Text akceptace SMS" jako prázdné pole - můžete ale zde nastavit obecnou odpověď typu "Dekujeme za zpravu, kterou jsme predali dal do ordinace." Taková zpráva se pak posílá v případě, že se daří úspěšně přiřadit zprávu pacienta k požadavku.

SMS nastavení - pro každý typ požadavku

Nastavení pro každý typ požadavku najdete zde:

SMSky ve vazbě na termín

Pro SMSky ve vazbě na termín je potřeba pro každý typ požadavku nastavit nasledující parametry:

• Zkrácený název požadavku v SMS
  • využije se v SMSkách na místo proměnného {TYP_POZADAVKU}
  • zkracuje se od konce v případě, že SMS by jinak měla více, než 160 znaků 
• Zda a kdy mají dojít k zaslání připomenutí 1 až 5 dnů předem
  • nastaví se pomocí zaškrtávacích rámečků
• Zda má dojít k zaslání SMSky při tvorbě termínu ze strany ordinace
  • je potřeba vybrat z variant
    • Nezasílat
    • Zasílat vždy
    • Zasílání při založení na dnes nebo na zítra
  • varianta "Zasílat vždy" je potřeba využit pokud ordinace plánuje hromadně objednávat pacienty (na očkování, preventivní prohlídku apod.), a zaslat informaci o termínu SMSkou
  • varianta "Zasílat při založení na dnes nebo na zítra" může být užitečné  v případě objednání pacienta na termín na poslední chvíli
• Zda pacient má mít možnost storno přes SMS, a do kolika hodin po obdržení SMSky
  • zatím nefunguje na Slovensku
  • pokud je možnost storno, SMS pochází od čísla, na které lze odpovědět
    • odpovědi jinak než "storno" se propíšou jako novou zprávu k požadavku
  • pokud není možnost storno, SMS pochází od odesílatele, na kterého nelze odpovědět

Níže je vidět příklad nastavení pro preventivní prohlídku:

 

Dotaz ano/ne přes SMS

Lze také využít SMSky k zaslání libovolného textu, s možností automatického zpracování odpovědí "Ano" a "Ne". V tomto případě je potřeba zaškrtnout volbu "Ano/ne přes sms" a otevírají se další parametry k nastavení.

Můžete nastavit až 7 parametrů:

• Text SMS při založení požadavku (povinné)
• Co se má dít, v případě, že pacient odpoví "Ano" (volitelně)
  
  • text SMS odpovědi
    • pošle se pacientovi automaticky, pokud odpovídá Ano
  • nový stav požadavku
    • požadavek se automaticky nastaví do tohoto stavu po obdržení odpovědi Ano
    • pokud budete dále pracovat s požadavkem ručně, doporučujeme nastavit "Nová zpráva", jinak (pokud např. plánujete vytvořit další hromadný požadavek) můžete využít stav "Vyřešený"
  • přidat štítek k pacientovi
    • štítek, který se automaticky přidává pacientovi, v případě odpovědi Ano  
• Co se má dít, v případě, že pacient odpoví "Ne" (volitelně)
  
  • text SMS odpovědi
    • pošle se pacientovi automaticky, pokud odpovídá Ne
  • nový stav požadavku
    • požadavek se automaticky nastaví do tohoto stavu po obdržení odpovědi Ne
  • přidat štítek k pacientovi
    • štítek, který se automaticky přidává pacientovi, v případě odpovědi Ne

Zde je vidět příklad nastavení:

Text při založení požadavku zní:

Dr Novakova: {JMENO_INICIALA}.{PRIJMENI_INICIALA}. r.{ROCNIK} - mate zajem o ockovani proti chripce u nas v patek 20.10. mezi 13 a 15h? Odepiste pouze ANO nebo NE.

Opět doporučujeme (případně) identifikovat pacienta podle iniciálů a ročníka, spíš než pomocí jména a příjmení. Následující proměnná jsou zde k dispozici:

• {JMENO_INICIALA}
• {PRIJMENI_INICIALA}
• {ROCNIK}
• {JMENO}
• {PRIJMENI}

I zde je potřeba převést SMSku do konečné podoby a ověřit její délku. Příklad výše bude vypadat takto u pacienta Jan Novák, ročník 1965 - výsledná zpráva má 124 znaků:

Dr Novakova: J.N. r.65 - mate zajem o ockovani proti chripce u nas v patek 20.10. mezi 13 a 15h? Odepiste pouze ANO nebo NE.

Jak je vidět z tohoto příkladu, ve variantě "Ano/ne přes sms" je potřeba doplnit název pracoviště do textu SMSky, Emmy ho nepřidává automaticky na začátku.