Jak pacienty zvát

Úvod

Tento článek vysvětluje tři hlavní způsoby, jak můžete pomocí SMSek pacienty zvát na očkování či jiný výkon:

• informační SMSkou - zde ordinace pouze informuje pacienty přes SMSky a nabízí možnost objednání termínu přes Emmy
• SMSkou s možností termín vybrat v Emmy nebo získat v další SMSce
• SMSkou rovnou s termínem (s možností storna přes SMS)

Vyloučení odpovědnosti: Marketingové informace podléhají souhlasu pacienta. Pro rozesílání obchodních sdelení ordinace musí mít podepsaný souhlas pacienta. Máme za to, že i nabídka hrazeného očkování může být obchodním sdelením.

Informační SMSkou

V této variantě ordinace pouze informuje pacienty přes SMSky a nabízí možnost objednání termínu přes Emmy. Je potřeba mít nastavený vhodný typ požadavku s možností rovnou se objednat, a ordinační dobou, která nabízí dostupné termíny.

Nastavení typu požadavku

Doporučujeme vytvořit nový typ požadavku pro daný účel.

Například, pokud chcete nabídnout očkování pro chřipce lze nový typ požadavku nazvat "Nabídka očkování proti chřipce" misto pouze "Očkování proti chřipce":

Doporučujeme v případě nabídky termínů ze strany ordinace nechat "Možnost založit požadavek ze strany pacientů" jako nevybranou, tzn. pouze ordinace může daný typ požadavku založit.

Nastavení SMS pro daný typ požadavku

Je potřeba nastavit SMS pro daný typ požadavku s využitím varianty "Ano/ne přes sms" kde text při založení požadavku může být něco jako:

Dr Novakova: {JMENO_INICIALA}.{PRIJMENI_INICIALA}. r.{ROCNIK} - pokud se chcete ockovat proti chripce, kliknete na sestraemmy.cz/novakova a zalozte si novy pozadavek "Ockovani proti chripce".

Příklad - 152 znaků, vejde se v pořádku do maxima 160 znaků:

Dr Novakova: J.N. r.65 - pokud se chcete ockovat proti chripce, kliknete na sestraemmy.cz/novakova a zalozte si novy pozadavek "Ockovani proti chripce".

Parametry pro odpovědi ano a ne mohou zůstat prázdné.

Postup

Nejdříve je potřeba nastavit nový typ požadavku a ordinační dobu, a ověřit, že pro nový typ požadavku jsou termíny k dispozici podle očekávání. Je potřeba dál založit zkušební požadavek ze strany ordinace a ověřit, že SMS zpráva přichází v požadované podobě.

Dále je potřeba sestavit skupinu k obeslání dle postupu v tomto článku. Vyberte skupinu pacientů, kterou chete oslovit. Zkontrolujte, že počet vybraných pacientů sedí s očekávaným počtem.

V této chvíli je dobře ověřit, že všichni pacienti k oslovení mají zadané telefonní číslo.

Po výběru poacientl, pomocí modrého tlačítka "Vytvořit požadavky" vytvoříte hromadně požadavky.

Je potřeba vybrat typ požadavku, který již máte nastaven pro tento účel, nechat volbu Objednání ve výchozím stavu "Neobjednávat pacienty" a případně nastavit štítek, pokud budete chtít sledovat, komu už jste SMS zaslal/a.

Pak kliknete na "Vytvořit ... požadavků" (modré tlačítko). Vytvořené požadakvy jsou vidět v pohledu "Požadavky" - "Bez filtrů":

SMSkou s možností termín vybrat v Emmy nebo získat v další SMSce

Tato varianta představuje drobné rozšíření oproti předchozí variantě, ale oba postupy jsou jinak do velké míry totožné.

V tomto případě text SMSky "Ano/ne přes sms" zní například takto:

Dr Novakova: {JMENO_INICIALA}.{PRIJMENI_INICIALA}. r.{ROCNIK} - pro ockovani proti chripce, kliknete na sestraemmy.cz/novakova a zalozte si novy pozadavek, nebo pro termin SMSkou odpovezte ANO.

Takto zní zpráva pro pacienta Jan Novák, ročník 1965 - zpráva má 154 znaků, v pořádku:
Dr Novakova: J.N. r.65 - pro ockovani proti chripce, kliknete na sestraemmy.cz/novakova a zalozte si novy pozadavek, nebo pro termin SMSkou odpovezte ANO.

Stav požadavku při odpovědi "Ano" musí být "Nová zpráva".

K tomu také nastavíme "SMS při objednání ordinací" na "Vždy".

Pak ve chvíli, kdy pacient odpovídá ano, ordinace vidí novou zprávu od pacienta a stačí vybrat termín z dostupných možností na detailu požadavku. Tím dojde k automatickému odeslání SMSky s termínem.

Při zavření požadavku (již ve stavu "Otevřený"), požadavek není vidět jako požadavek ke zpracování (protože má již termín).

Dříve, než založíte požadavky hromadně, silně doporučujeme tento postup testovat - od založení požadavku s nabídkou ze strany ordinace, přes odpověď SMSkou až k zaslání SMSky s termínem.  

SMSkou rovnou s termínem

Většinou doporučujeme využít spíš předchozí postup k organizaci hromadného očkování, protože pacienti s přístupem do Emmy mohou si vybrat vyhovující termín sami, ale mohou být situace (např. pro starší pacienty) kdy ordinace preferuje direktivně zvát pacienty již na konkrétní čas, bez možnosti volby ze strany pacienta.

V tomto případě relevantní typ požadavku nemá nastaven "Ano/ne přes SMS", ale pouze volba "SMS při objednání ordinací" nastavena na "Vždy".

Postup je následující.

1. Nastavíte ordinační dobu s ohledem na počet pacientů k objednání.
   • Např. pokud chcete objednat 100 pacientů po 6 minutách, každá hodina se očkují 10 pacientů a bude potřeba nastavit 10 hodin, kde není nikdo ještě objednaný.
2. Provedete test s pacientem, u kterého máte přístup k mobilnímu číslu (např. u sebe).
   • Postup je stejný jako pro "ostré" zakládání požadavků hromadně (viz níže), ale v skupině k obeslání je pouze jeden testovací pacient.
3. Vyberete skupinu pacientů ke zvaní - pokud nevíte jak, viz článek zde.
4. Hromadně vytvoříte požadavky s termínem - s využitím možnosti "Objednat pacienty do dostupných termínů".

Níže je příklad toho, jak dialog pro hromadnou objednávku může vypadat:

Štítek zde slouží k identifikaci pacientů, kterým úspěšně byl vytvořen požadavek s termínem. To může být užitečné v případě, že přes veškeré snahy a přípravy ze strany ordinace, nebude dostatek dostupných termínů k tomu, aby všichni pacienti byli objednaní.

Po hromadném objednání pacientů je vhodné ověřit v pohledu "Požadavky" - "Bez filtrů" anebo v kalendáři, že došlo k tvorbě termínů pro pacienty podle očekávání. V případě chyby máte 10 minut na mazání či archivaci požadavků, než odejdou notifikační SMSky a emaily.